Szanowni Państwo,

W związku z ustawowym obowiązkiem wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), informujemy o kluczowych zmianach w procesie wystawiania i doręczania faktur przez SEKOCENBUD Sp. z o.o., które wejdą w życie z dniem 1 kwietnia 2026 r.

W celu zapewnienia płynności działania i uniknięcia błędów walidacyjnych, dostosowujemy nasze systemy do wymogów Ministerstwa Finansów. Poniżej przedstawiamy ważne informacje dotyczące standardów, według których będziemy realizować proces fakturowania.

1. Forma przekazywania faktur
Począwszy od 1.04.2026 r., zaprzestajemy wysyłania faktur w formie papierowej oraz plików elektronicznych (wizualizacji PDF) na adresy e-mail. Jedynym źródłem dostępu do faktur wystawionych przez naszą firmę będzie platforma KSeF. Faktura zostanie uznana za doręczoną w momencie nadania jej numeru KSeF. Prosimy o zapewnienie po Państwa stronie odpowiednich dostępów do systemu rządowego.

2. Struktura danych na fakturze (Podmioty)
W celu zachowania zgodności ze strukturą logiczną e-Faktury (FA), dane kontrahentów będą mapowane w następujący sposób:

• Nabywca: Państwa dane jako głównego nabywcy będą znajdować się w polu Podmiot2.
• Odbiorca / Płatnik / Podmiot trzeci: Pole Podmiot3 (opcjonalne w strukturze KSeF) będzie przez nas wypełniane wyłącznie w przypadku następujących ról:
     o Odbiorca,
     o Odbiorca będący Jednostką Samorządu Terytorialnego (Odbiorca JST),
     o Odbiorca będący Grupą VAT (Odbiorca GV).
  
  

Ważne dla JST i Grup VAT: Jeżeli są Państwo odbiorcą w strukturze JST lub członkiem Grupy VAT, prosimy o pilne przekazanie tej informacji. Bez wyraźnego zgłoszenia, faktura zostanie wystawiona standardowo na Nabywcę, co może utrudnić Państwu wewnętrzne rozliczenie.

3. Numer zamówienia na fakturze
Jeśli Państwa procedury wymagają umieszczenia na fakturze Wewnętrznego Numeru Zamówienia (PO), informacja ta musi zostać nam przekazana w momencie składania zamówienia. Numer ten zostanie umieszczony w strukturze XML w ścieżce:
WarunkiTransakcji -> Zamowienie -> pole NrZamowienia.

4. Dodatkowe informacje i uwagi
Wszelkie inne, niezbędne informacje, które nie mieszczą się w standardowych polach strukturalnych, będą umieszczane w stopce faktury:
Stopka -> Informacje -> pole StopkaFaktury.

5. Ujednolicenie standardu
Z uwagi na masowy charakter przetwarzania danych w KSeF oraz konieczność automatyzacji, informujemy, że nie mamy możliwości umieszczania w strukturze e-Faktury innych, niestandardowych danych poza wyżej wymienionym numerem zamówienia oraz informacją w stopce. Prosimy o dostosowanie Państwa procesów odbioru faktur do tego standardu.

Aktualizacja danych
W przypadku konieczności aktualizacji Państwa danych w naszych systemach (szczególnie w zakresie ról Podmiot2 i Podmiot3), prosimy o przesłanie stosownej informacji na dedykowany adres e-mail: ksef@sekocenbud.pl

Liczymy na owocną współpracę w nowym modelu cyfrowym.